Размер:
AAA
Цвет: CCC
Изображения Вкл.Выкл.
Обычная версия сайта
Поиск

Архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард

Почтовый адрес: 629001, Ямало-Ненецкий автономный округ, г. Салехард, ул. Республики, д. 137-а.
Адрес электронной почты: archive@slh.yanao.ru
Номера телефонов справочной службы: 8(34922) 3-08-10 , 8(34922) 4-72-64; 8(34922) 3-09-36
Руководитель: начальник архивного отдела Ямкина Марина Алексеевна
 
 
Архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард (далее - архивный отдел, муниципальное образование, Администрация города) является структурным подразделением Администрации города, не обладающим правами юридического лица, сферой деятельности которого является формирование и содержание муниципального архива в муниципальном образовании.
 
 
Основные функции
 
Основными функциями архивного отдела являются:
1. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности Администрации города, организаций и учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
2. Комплектование (формирование), хранение, учет и использование архивных документов, сформированных и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
3. Подготовка проектов нормативных правовых актов Администрации города по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и автономного округа.
4. Учет и хранение документов, принятых в архивный отдел, в том числе:
а) архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
б) архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность или на хранение в архивный отдел, в том числе документов личного происхождения;
в) документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
г) учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела.
5. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в том числе:
а) формирование списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Главой Администрации города и согласовываемых службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, проведение систематической работы по их уточнению;
б) осуществление отбора и приема документов постоянного (долговременного) срока хранения в архивный отдел;
в) организация приема на хранение в архивный отдел документов личного происхождения, фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций и граждан;
г) проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе;
д) проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
е) по согласованию с Администрацией города прием на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документов действующих муниципальных и организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
6. Осуществление организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов организаций - источников комплектования и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
а) проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
б) ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
в) рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел по личному составу организаций - источников комплектования;
г) рассмотрение и представление на утверждение в службу по делам архивов автономного округа поступивших от организаций-источников комплектования описей дел постоянного хранения согласно утвержденному Главой Администрации города графику;
д) рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа описей дел по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
е) изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
ж) оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в архивный отдел;
з) проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
е) разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
7. Представление в установленном порядке в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа отчетов о выполнении архивным отделом основных направлений архивной работы и учетных данных о документах, находящихся на хранении в архивном отделе.
8. Обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
а) информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов архивного отдела актуальной тематики, исполнение запросов юридических и физических лиц;
б) организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью;
в) исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
г) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам архивного отдела, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов;
д) внедрение в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, копирования, охраны и использования архивных документов;
е) организация работы по проведению оцифровки архивных документов и загрузки электронных копий в единую информационно-поисковую систему электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа.
9. Представление в установленном порядке информации пенсионным фондам, органам социального обеспечения, налоговым органам Российской Федерации, а также иностранным гражданам и органам социального обеспечения и пенсионным фондам иностранных государств.
10. Разработка основных направлений перспективных и текущих планов развития архивного дела в муниципальном образовании, осуществление подготовки методических рекомендаций, инструктивных писем по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.
11. Осуществление иных функций, отнесенных к ведению архивного отдела.
 


Перечень законов и нормативных правовых актов определяющих полномочия управления делами
 
1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года.
2. Федеральный закон от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
3. Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
4. Федеральный закон от 2 февраля 2007 года № 25-ФЗ « О муниципальной службе в Российской Федерации».
5. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
6. Федеральный закон  от 10 февраля 2013 года № 10-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».
7. Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
8. Федеральный закон от 21 июня 2006 года № 59-ФЗ « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
9. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
10. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
11. "Устав (Основной закон) Ямало-Ненецкого автономного округа" от 28 декабря 1998 N 56-ЗАО (принят Государственной Думой Ямало-Ненецкого автономного округа 27.12.1998).
12. Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 июня 2007 года № 67-ЗАО « О муниципальной службе в Ямало-Ненецком автономном округе».
13 Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 года № 105-ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе».
14. Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 5 марта 2007 года № 24-ЗАО « Об обращении граждан».
15. Устав муниципального образования город Салехард. Принят на референдуме жителями муниципального образования город Салехард 16 марта 1997 года.
16. Положение об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации муниципального образования город Салехард. Утверждено постановлением Администрации города Салехарда от 17 октября 2012 года N 523.
 
17. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477).
18. Правила работы организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19).
19. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526).
20. Административный регламент архивного отдела (муниципального архива) Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение социально-правового запроса» (Постановление Администрации города от 15.02.2013 № 48).
21. Регламент порядка проведения работ по оцифровке архивных документов и загрузке электронных копий архивных документов в единую информационную систему электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа (приказ службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.03.2015 № 65 – О).
22. Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард (постановление Администрации города Салехарда от 11 июля 2012 года № 351).